Створення простору для важливих, але не термінових завдань

Інструмент розставлення пріоритетів може допомогти керівникам шкіл та округів зосередитися на правильних завданнях.

Час — найцінніший і найважливіший актив адміністратора школи. Як керівник школи, те, як ви проводите свій час, багато в чому визначає професійні та організаційні цілі, яких ви здатні досягти, тип лідера, якого сприймає шкільна спільнота, і чи зможете досягти здорового балансу між роботою та особистим життям.

Існує класична схема керування часом, відома сьогодні як Матриця Ейзенхауера. Адміністративні завдання, згідно з цією матрицею, можуть бути класифіковані одночасно як важливі чи неважливі, а також як термінові чи нетермінові.

Матриця Ейзенхауера

• Термінові та важливі завдання: це завдання, які необхідно виконати негайно, наприклад, криза безпеки. Але якщо день керівника школи постійно переходить від однієї кризи до іншої, це вірна ознака того, що системи, призначені для управління рутинними завданнями та запобігання кризам, неадекватні.
• Термінові, але неважливі завдання: до них належать вирішення незначних дисциплінарних інцидентів. Їх можна делегувати помічникам (наприклад, адміністративним помічникам чи помічникам директорів) із наданням допоміжного навчання.
• Неважливі та нетермінові завдання: їх, за визначенням, можна уникнути. Ефективне управління часом зазвичай є вправою щодо їх віднімання.
• Важливі, але не термінові завдання: це зона, де ефективні лідери, як стверджував Ейзенхауер, присвячують 60–80 відсотків свого часу. Це стратегічні ініціативи планування, які, напевно, дадуть довгострокові критично важливі для місії результати. Можливо, найкращим прикладом на основі шкіл, підтвердженим об'ємними дослідженнями, є навчальний посібник: регулярне проведення навчальних прогулянок, планування професійного розвитку та аналіз даних про успішність учнів.
   

ПРІОРИТЕЗАЦІЯ ВАЖЛИВИХ, НЕ ТЕРМІНОВИХ ЗАВДАНЬ

Щоб розробити базовий рівень, який визначає ваш поточний розподіл часу, накидайте свою власну матрицю Ейзенхауера та оцініть відсоток часу, який ви провели у кожному осередку. Повторюйте вправу щоп'ятниці протягом місяця. Які закономірності виникають? Які кроки ви зробили протягом місяця, щоб максимізувати важливі, але не термінові завдання, мінімізуючи решту трьох категорій? Після того, як ви складете власний розподіл часу, деякі з цих пунктів можуть допомогти вам розподілити його більш ефективно.

Ваш календар диктує ваш день: оскільки важливі, нетермінові дії не чутливі до часу, багато адміністраторів не турбують себе відзначати їх у своїх календарях. Потім час має тенденцію вислизати, коли ви відповідаєте на ще один електронний лист або телефонний дзвінок, поки ви не виявляєте себе таким, що говорить: «Я так і не дістався навчальних прогулянок». Спробуйте «календаризувати» ці дії — записувати їх у щоденний календар — і ставитись до них як до будь-якої іншої запланованої події. Це означає відсутність скасування, за винятком надзвичайних ситуацій.

Час подумати: зайняті адміністратори живуть сьогоденням, виконуючи безпосередні завдання, маючи мало часу на глибоке вивчення проблеми, участь у довгостроковому плануванні чи усунення від цього моменту на досить довгий час, щоб мислити нестандартно. Щоб розв'язати цю проблему, ми рекомендуємо виділити «час для роздумів» у вашому офісному календарі, дво- чи тригодинний священний блок часу, який ви резервуєте для глибокого занурення. У цей час ви можете дослідити критично важливу проблему перед школою, зателефонувати колегам-експертам, щоб порадитися з ними, вивчити дані чи зразки учнівських робіт або зібрати фокус-групу.

Небагато «особистого часу»: щоб знизити стрес та зберегти позитивний настрій, виділяйте щоденні перерви на особисті психологічні проблеми. Навіть марафонець — потрібна метафора для керівника школи — іноді бере воду для харчування. Хоча було б чудово визначити передовий досвід у цьому плані, те, як людина виділяє час цієї турботи до себе, насправді залежить від вимог власної обстави. Деякі керівники включають медитацію або дихальні вправи у своє повсякденне життя. Дехто викроює час для перерви на каву.

Якщо ви керівник округу, то є така ж цінність у плануванні часу, щоб бути помітним у школах, де ви можете зустрічатися з керівниками шкільних будівель на їх території, а також взаємодіяти з вчителями та іншим персоналом, і коли це можливо, з учнями.

Щодня робіть щось, що має значення: керівництво школою — неймовірно корисна професія, але неминуче будуть дні, присвячені судовим слуханням, написанню обов'язкових звітів, усунення затримок автобусів тощо. Постарайтеся щодня виділяти час для досягнення мети, яка вам глибоко дорога: окрім служіння інституційним цілям, ця стратегія управління часом зміцнює моральний дух. Протиставте неминучому бюрократичному елементу роботи завдання, що має сенс і має значення в житті учнів і здоров'ї шкільного товариства.